Regelmatig sta ik ondernemers bij die getergd worden door frauderende werknemers. Naast de financiële schade die dit de ondernemer toebrengt, is er vaak ook de schok van het geschonden vertrouwen die een flinke impact heeft. De emoties zijn dan ook vaak groot, maar het is voor de werkgever wel belangrijk een aantal zaken pragmatisch en zorgvuldig aan te pakken.
De fraude kan vele varianten hebben. Facturen die vervalst zijn, bankrekeningen die gewijzigd zijn in andere nummers, declaraties voor niet-gewerkte uren, of privé-aankopen die op kosten van de baas worden gedaan. Maar ook een aankoop van een kopje koffie of broodje bij het benzine tanken, betaald met het benzinepasje van de baas, kan aanleiding zijn tot maatregelen.
Een van de eerste aspecten waar ik naar kijk is de bewijskracht. Is er voldoende bewijs van de fraude, welke gegevens zijn er nog meer nodig? Zijn er mogelijk nog meer werknemers bij betrokken of op de hoogte? Zijn er externe partijen die ook aangesproken kunnen worden?
Daarna komt de vraag of de feiten voldoende aanleiding zijn voor een ontslag. Een ontslag op staande voet ligt voor de hand als er sprake is van fraude. Maar dat moet dan wel onverwijld gebeuren. Je mag als werkgever wel eerst een onderzoek doen, maar als je na ontdekking van de fraude te lang wacht met ontslag, dan vervalt de mogelijkheid van ontslag op staande voet. Ook zal je moeten onderzoeken of de geconstateerde overtreding wel echt voldoende is voor ontslag. Beroemd is het (aangebroken!) zakje pinda’s dat een stewardess ooit meenam na een vlucht. Haar werkgever had een zeer streng beleid op het meenemen van wat dan ook, dus het was en bleef een terecht ontslag! Maar als je daar geen beleid of interne regels voor hebt, dan zou ik het niet aanraden om een werknemer voor een zakje pinda’s te ontslaan. Een waarschuwing of berisping is dan meer op zijn plaats.
Naast het ontslag kan er grond zijn om de schade op de werknemer te verhalen. Die is aansprakelijk voor schade die hij tijdens dienstverband aanricht, maar daar gelden wel specifieke regels voor. Als de schade echt aanzienlijk is, kan de advocaat beslag laten leggen op bankrekeningen of onroerend goed van de werknemer, om vervolgens de ex-werknemer te dagvaarden voor de rechter. Ook kan aangifte bij de politie wenselijk zijn. Naast de civiele procedure kan het Openbaar Ministerie dan besluiten tot vervolging. Zodra de fraude een bedrag van € 75.000,- te boven gaat, zal het OM doorgaans ook celstraf gaan eisen. Een werknemer die gedurende meerdere jaren voor een bedrag van maar liefst € 950.000,- aan goederen had aangeschaft op kosten van zijn werkgever, werd door de Rechtbank Amsterdam veroordeeld tot 18 maanden cel. (Rechtbank Amsterdam 27 mei 2015, ECLI:NL:RBAMS:2015:3817)
Het belangrijkste is dat de werkgever eerst met een advocaat overlegt voordat er iets wordt ondernomen. Naast het veiligstellen en opbouwen van bewijsmateriaal, kan er soms aanleiding zijn een extern recherchebureau in te schakelen. Een ontslag op staande voet moet gevolgd worden door een goed gemotiveerde brief met de reden van ontslag.
Ik hoop dat u het als ondernemer nooit nodig heeft, maar als u met fraude op de werkvloer te maken krijgt, mag u me bellen!
Carel Erasmus